Dokumenten-KI & Automatisierung

Ich automatisiere dokumentenlastige Prozesse wie Rechnungen, Verträge, Formulare und Angebote mit AWS Textract und Bedrock. Ziel ist kein Demo-Workflow, sondern ein belastbarer Prozess mit Review-Pfaden und sauberer Systemanbindung.

Dokumenten-KI ist einer der schnellsten KI-Hebel im Mittelstand, weil Input, Pflichtfelder und Folgeaktionen oft klarer sind als in anderen Prozessen.

Dokumente werden manuell geprüft, übertragen und nachbearbeitet, obwohl Struktur und Folgeaktionen wiederkehrend sind.

Pilot für Extraktion, Klassifikation, Validierung und Übergabe an ERP, CRM oder Postfach-Workflow.

Auf Anfrage je nach Projekt

Dokumentenprozesse wirken oft banal, binden aber enorme Zeit: PDFs werden geöffnet, Inhalte manuell übertragen, Sonderfälle separat geprüft und Fehler erst spät entdeckt. Genau dort entsteht im Mittelstand oft der schnellste KI-Hebel.

Dokumenten-KI kombiniert OCR, Klassifikation, Extraktion und Regelwerk so, dass aus unstrukturierten Dokumenten nachvollziehbare, prüfbare Folgeprozesse entstehen. Nicht jede Entscheidung wird vollautomatisch getroffen, aber die manuelle Last sinkt drastisch.

Typische Ausgangslage

  • Hoher manueller Aufwand bei Rechnungen, Formularen, Verträgen oder Angeboten
  • Heterogene Formate und uneinheitliche Datenqualität
  • Fehler durch Copy-Paste, Medienbrüche und fehlende Prüfpfade
  • Zu lange Durchlaufzeiten in Backoffice, Vertrieb oder Rechtsprüfung

Was ich liefere

  • Textextraktion und Strukturierung auch bei wechselnden Dokumentformaten
  • KI-gestützte Klassifikation und inhaltliche Einordnung für Folgeprozesse
  • Validierung gegen Geschäftsregeln oder Stammdaten statt Blindautomatisierung
  • Prüf-Queue für Grenzfälle, bevor falsche Daten in ERP oder CRM landen

Technischer Ansatz

  • AWS Textract für OCR und Layout-nahe Extraktion
  • AWS Bedrock für semantische Einordnung, Klassifikation und strukturierte Ausgabe
  • Workflow-Orchestrierung über n8n oder API-basierte Integrationen
  • Anbindung an ERP, CRM, E-Mail oder Datenbank mit klaren Validierungsschritten

Ablauf

  • Analyse des konkreten Dokumentenflusses und der Fehlerquellen
  • Festlegen von Pflichtfeldern, Prüfregeln und Sonderfällen
  • PoC mit echten Dokumentbeispielen und messbarer Zeit-/Fehlerreduktion
  • Produktionshärtung inklusive Monitoring und manueller Review-Stufen

Warum ich

  • AWS eu-central-1 / Frankfurt
  • DSGVO-konforme Umsetzung
  • Remote deutschlandweit
  • Review-Queue statt Blindautomatisierung
  • Deutsche Verträge und Kommunikation auf Deutsch

Häufige Fragen

Welche Dokumente eignen sich am besten für eine Automatisierung?

Am stärksten eignen sich wiederkehrende Dokumenttypen mit klaren Pflichtinformationen und Folgeaktionen, zum Beispiel Rechnungen, Angebote, Formulare oder standardisierte Vertragsbausteine.

Wie zuverlässig ist Dokumenten-KI bei unterschiedlichen Layouts?

Sehr stark, wenn Pflichtfelder, Validierungsregeln und Review-Pfade sauber definiert sind. Ziel ist nicht blindes Vollvertrauen, sondern ein robuster Prozess mit Eskalation für Grenzfälle.

Kann das direkt an ERP oder CRM angeschlossen werden?

Ja, sofern API, Exportformat oder ein sauber definierter Integrationspunkt vorhanden sind. Genau diese Anbindung ist meist Teil der eigentlichen Wertschöpfung.